Verwaltung

Aktuell: Assistent der Verwaltungsleitung. (m/w/d) Vollzeitstelle zum nächstmöglichen Termin

Assistent der Verwaltungsleitung

(m/w/d) Vollzeitstelle zum nächstmöglichen Termin

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung des Verwaltungsleiters bei größeren Baumaßnahmen
• Planung und Umsetzung kleiner Instandhaltungs-Projekte
• Angebote einholen und Preisspiegel erstellen
• Aufmaßüberprüfung
• Rechnungen prüfen
• Projektdokumentation
• Bestellungen von Betriebsmitteln und Ausstattungen durchführen
• Qualitätssicherung Gebäudereinigung mit externem Dienstleister
• Qualitätskontrollen, Abwicklung von Gewährleistungsansprüchen
• Durchführung der Wartungen gemäß Vertrag sicherstellen
• Vermietungsmanagement Räume, Sporthalle, Speisesäle
• Präsentationen in PowerPoint und Auswertungen in Excel erstellen
• Auswertung und Optimierung Betriebsmittel, Lieferanten
• Arbeitsschutz, Verkehrssicherheit Administration
• Reklamationsbearbeitung
• Recherchearbeiten
• Förderanträge und Meldungen vorbereiten
• Umsatzsteuermeldungen vorbereiten
• Verzeichnisse führen, Übersichten und Prozesse erstellen
• Arbeitszeiterfassung und Auswertung
• Sitzungen vorbereiten und Sitzungsprotokolle erstellen
• Archivierung Bauprojekte
• Digitalisierungsprozesse

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Ausbildung in der Verwaltung oder kaufmännischen Bereich und mehrjährige Berufserfahrung
• Sicherer Umgang mit Microsoft-Office 365, insbesondere Excel
• Erfahrungen im Projektmanagement
• Spaß bei der Optimierung von Prozessen und Neues zu lernen
• Eigenverantwortliches, strukturiertes und lösungsorientiertes Arbeiten
• Fähigkeit und Interesse, sich in wechselnde Aufgabenstellungen mit kaufmännischem und technischem Bezug einzuarbeiten
• Kommunikationsstärke (gemeinsame Sprache finden, gut argumentieren)

• Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch
• Ein hohes Maß an konzeptionellem und systematischem Vorgehen
• Selbstständiges, sowie teamorientiertes Arbeiten
• Fähigkeit, bei Belastung organisiert und priorisiert zu arbeiten
• Ausdauer und Beharrlichkeit

Wir bieten Ihnen:

• Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Arbeitsgebiet
• Anerkennung und Wertschätzung Ihrer Arbeit
• Kurze Entscheidungswege
• Einen sicheren Arbeitsplatz
• Tarifvertragliche Vergütung nach TVÖD-Bund E8
• Jahressonderzahlung und betriebliche Altersversorgung
• 30 Urlaubstage Ferienzeit

Die Stelle ist auf 5 Jahre befristet.

Bewerbung bitte bis zum 26.09.2025 mit Lebenslauf, Lichtbild, Gehaltsvorstellung und unter Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins ausschließlich per Mail an

bewerbung@thaddenschule.de